6. Diretrizes

Como solicitar uma doação ou um patrocínio?

A solicitação de doação ou patrocínio deve obrigatoriamente ser realizada por meio do preenchimento do Formulário de Doação ou Patrocínio, disponível no seguinte endereço

eletrônico (ACL) -

https://jslti.results.highbond.com/survey_responses/jkSZMbtr21is4xZx4E2S/edit.

As solicitações de doações e patrocínios feitas por órgãos da Administração Pública deverão

ser formalizadas por ofício do órgão solicitante em anexo ao formulário.

Documentos obrigatórios a serem apresentados no momento do pedido PARA

Doações e Patrocínios abaixo de R$ 10.000,00 e desde que não haja recorrência no ano fiscal.

Se Pessoa Jurídica:

a. Contrato ou Estatuto Social (Apresentar ata de eleição dos administradores);

b. E-mail de validação da diretoria responsavel para lançamento da despesa no centro de

custo;

c. Autorização da área de SSMA, nos casos de doação de bens inservíves e sucata

Se Pessoa Física:

a. CPF.

b. E-mail de aprovação da diretoria responsavel pelo centro de custo.

c. Autorização da área de SSMA, nos casos de doação de bens inservíves e sucatas.

Documentos obrigatórios a serem apresentados no momento do pedido PARA demais casos

Se Pessoa Jurídica:

a. Contrato ou Estatuto Social (Apresentar ata de eleição dos administradores);

b. Certidão de Falência;

c. Certidão Negativa de Débitos Estaduais;

d. Certidão Negativa de Débitos Municipais;

e. Certidão Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União;

f. Cartão CNPJ;

g. Certificado de Regularidade do FGTS; e

h. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas.

i. E-mail de validação da diretoria responsável para lançamento da despesa no centro de

custo específico do negócio, desde que atendidos os requisitos desta Política.

j. Autorização da área de SSMA, nos casos de doação de bens inservíves e sucatas.

Se Pessoa Física:

a. CPF.

b. E-mail de aprovação da diretoria responsavel pelo centro de custo.

c. Autorização da área de SSMA, nos casos de doação de bens inservíves e sucatas.

Atenção: caso o projeto esteja vinculado a uma Lei de Incentivo fiscal, faz-se necessário o envio

de documentos complementares, sendo eles:

a. Escopo do Projeto; e

b. Publicação da Aprovação do Projeto em Diário Oficial.

Nota: poderão ser solicitados outros documentos complementares para a conclusão da avaliação

pela Área de CRC.

Avaliação e aprovação da doação ou do patrocínio:

Cada doação e patrocínio será avaliada individualmente, sob o seu aspecto formal, sob o

cumprimento das políticas da empresa, bem como os riscos legal, financeiro e de imagem.

Diretoria: a Diretoria responsável pelo centro de custo que disponibilizará os recursos para

doação ou patrocínio deverá autorizar o débito do valor do centro de custo. Essa autorização

deverá se dar por e-mail, o qual deverá ser anexado ao formulário vide item “ documentos

obrigatórios a serem apresentados”.

Em todos os casos de doação, além da validação da Diretoria, conforme acima, a área

responsável pela solicitação deverá validar o processo com a gerência do Instituto Julio Simões.

Área de CRC: após a autorização da Diretoria e preenchimento do formulário o pedido de

doação ou patrocínio deverá ser encaminhado para avaliação prévia da Área de CRC, para análise da observância dos termos desta Política, das demais normas da Companhia e das legislações aplicáveis, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, desde que todos os documentos necessários sejam enviados antecipadamente. Atenção: Não está autorizado o pagamento de doações e patrocínios sem a avaliação da Área de CRC.

Marketing: Após a avaliação da Área de CRC, caso o pedido de patrocínio não tenha se originado

na área de Marketing, esta deverá ser envolvida para orientação sobre o correto uso da marca e

para acompanhamento do contrato de patrocínio.

Comitê de Ética e Conformidade: Os pedidos de doações e patrocínios que sejam originados de

membro da Administração Pública e que envolvam PEP`s (seja PEP como sócio majoritário, PEP

no quadro societário/composição acionária ou que tenham empresas que possuem beneficiário

final PEP) um órgão da Administração Pública, nacional ou estrangeira, e/ou que tenham como

beneficiário um destes órgãos, após a etapa de avaliação pela área de CRC, obrigatoriamente

serão submetidos à validação do Comitê de Ética e Conformidade.

A Área de CRC ficará responsável pela comunicação ao Comitê e pelo arquivamento da decisão,dos documentos relacionados ao processo, além de comunicar a área solicitante que

providenciarizará a formalização da resposta ao órgão requerente, sendo positiva ou negativa.

Área de SSMA: A doação de materiais inservíveis e/ou de sucata deverá ser avaliada pela área de

SSMA, que verificará a legalidade da forma de utilização dos bens pretendidos pelo beneficiário.

Caso estes materiais inservíveis possam ser doados, a Área de CRC avaliará a instituição

beneficiente.

São PROIBIDAS doações e patrocínios

1) Para partidos políticos e candidatos a cargos eletivos na Administração Pública;

2) Para fins discriminatórios, ilícitos, que são contrários à legislação vigente e/ou que

financiem, de forma direta ou indireta, eventual conflito de interesse e/ou vantagem indevida

a terceiro;

3) Por meio de pagamento em dinheiro e/ou provenientes do Fundo Fixo, inclusive realizar a

solicitação de reembolso do valor dispendido.

Contratos/recibo para as doações e patrocínios:

1) Todos os patrocínios realizados pela Companhia deverão ser formalizados por meio de

termo ou contrato escrito, elaborado ou avaliado pelo Departamento Jurídico da Companhia e

acompanhado de todos os documentos exigidos por esta Política e pela legislação aplicável,

além de outros que se fizerem necessários para a contratação.

2) Todas doações deverão ser formalizadas entre as partes por meio de um recibo e termo

de responsabilidade, validado pelo Departamento Jurídico, assinado pelo representante legal

do beneficiário. Para os casos em que houver Doação na forma de Comodato de Ativos e/ou de

prestação de serviços, deverá obrigatoriamente ser firmado contrato entre as partes, validado

pela Departamento Jurídico da Companhia.

Recursos financeiros para o pagamento de doações e patrocínios:

1) Os recursos financeiros para atender os pedidos de doação e patrocínio devem ser

lançados em conta contábil própria para cada uma das referidas modalidades e para cada

empresa da Companhia.

2) O pagamento de doações e patrocínios deverá ser feito por meio do SAP ou outro sistema

oficial de pagamento utilizado pelas empresas, respeitando os controles aplicáveis e a

rastreabilidade.

Disposições gerais:

1) A Área solicitante da doação ou patrocínio, ao final, deverá compartilhar com a Área de

CRC todas as evidências que garantam o atendimento do pedido(fotos, vídeos,

documentos, comprovantes de pagamento, comprovantes de lançamento no SAP, etc.).

2) A Doação e Patrocínio em moeda corrente deverá ser realizado ao solicitante. Eventual

pagamento a Terceiro deverá ser avaliado previamente pela área de CRCe Departamento

Jurídico.

6.2 Modalidades de patrocínio e doação

6.2.1 Patrocínio

O projeto de patrocínio tem como ponto de partida a análise dos benefícios causados a quatro partes envolvidas: a patrocinadora, o projeto beneficiado, o empreendedor e o público alvo.

Deste modo, podem ser patrocinados projetos que visem o desenvolvimento:

a) Educacional;

b) Cultural;

c) Social;

d) Esportivo;

e) Ambiental;

f) Do direito da criança e do adolescente;

g) Do direito dos idosos;

h) Da saúde;

i) Das pessoas com deficiência;

j) Alinhados aos valores da Companhia;

k) Inclusão produtiva;

l) Desenvolvimento territorial;

m) Alinhados aos negócios da Companhia (ex.: feiras, congressos, eventos relacionados aos objetos sociais da Companhia, etc.);

Nota: a locação de espaço (s) físico em feiras, eventos, congressos para divulgação da marca e/ou da marca de bens comercializados pela Companhia (Ex: veículos comercializados pelas concessionárias) NÃO É CONSIDERADO UM PATROCÍNIO.
A formalização da locação deverá ser avaliada com o departamento Jurídico de cada empresa.

6.2.2 Doação

Quando da realização da doação, esta poderá ser realizada das seguintes formas:

a) Doação em dinheiro por transferência eletrônica originada da Companhia (reforçando a proibição de dinheiro em espécie);

b) Doação de serviços;

c) Doação bens móveis e imóveis: o beneficiário deve estar ciente e declarar formalmente referida ciência sobre o estado em que se encontra o bem doado, uma vez que os bens serão doados no estado em que se encontram. A área responsável pelo bem deverá certificar, antes da doação, que o mesmo está livre de quaisquer ônus, a exemplo, mas não se limitando, de tributos;

d) Doação da empresa SIMPAR para o Instituto Julio Simões: a empresa SIMPAR realiza anualmente um aporte financeiro para o Instituto Julio Simões, o qual é considerado como forma de doação. O valor a ser doado para o exercício financeiro seguinte deve passar por aprovação da Presidência da empresa e ser depositado mensalmente ao Instituto.

e) Contrato de comodato: deverão observar o mesmo procedimento aplicados a doação;

f) Doação de produtos de clientes que passaram a ser de propriedade da Companhia por força de contrato.

6.3 Doações para ajudar humanitária

No caso de doações para atender situações emergenciais e/ou de calamidade pública, poderá haver flexibilização de algumas fases desta política para que a finalidade da doação seja atendida de forma tempestiva, mediante justificativa autorizada pela Diretoria responsável pela aprovação da doação.

6.4 Leis de incentivo

Caso a Companhia tenha o objetivo de ter beneficio fiscal permitida pela legislação nas doações e patrocínios, deverá seguir as diretrizes estabelecidas no Procedimento de Projetos Incentivados.

6.5 Arquivamento de documentos

Todo o processo de doação e patrocínio deverá ser evidenciado. Além dos documentos obrigatórios previstos no item “5.1.”, deverá ser encaminhado os documentos complementares abaixo:

Documentos complementares para o

processo de Patrocínio:

Documentos complementares para o processo de Doação:

1) Comprovantes de pagamento;

2) Evidências da utilização do patrocínio para a finalidade proposta pelo projeto;

3) Evidências da conclusão do projeto;
4) Termo ou Contrato;

5) Comprovante de pagamento do patrocínio e comprovante de lançamento na conta contábil adequada;

6) Fotos, vídeos e outros documentos comprobatórios da execução do patrocínio.

1) Contrato ou termo:

Doações de Bens Imóveis:

- Escritura de doação;

- Matrícula atualizada com o registro da doação;

- Comprovante de pagamento do imposto de doação de bens.

Doações de Bens Móveis:
- Recibo de entrega;

- Eventuais documentos que sejam inerentes ao bem.

Doação de dinheiro:

- Comprovante de pagamento da doação e comprovante de

lançamento na conta contábil adequada.

Outros:

Fotos, vídeos e outros documentos comprobatórios da execução da doação.

6.6 Conta contábil

Os valores dispendidos com doações e patrocínios deverão ser lançados nas seguintes contas contábeis:

a) Doações;

b) Patrocínios;

c) Patrocínio Incentivado;

d) Doação para órgão público;

e) Patrocínio para órgão público.